Ein echter Balanceakt — wer das „Singletasking“ lernt, schafft Zen To Done mit links.
Seit zwei Wochen beschäftige ich mich mit dem siebten Kapitel „Gewohnheit 4: Handeln“ des Buches „Zen To Done“ von Leo Babauta. Diesmal geht es um viel mehr, als „nur“ das Sammeln, Durcharbeiten und Planen von Aufgaben. Die Gewohnheit des Handels bezeichnet Leo als den „Schlüssel zum ZTD-System“. Mit Handeln meint er das konkrete Erledigen von Aufgaben, und zwar eine nach der anderen.
Das kleine Einmaleins des Handelns
Die zwei wichtigsten Schlüsselworte für die eigene Handlungsfähigkeit lauten: Singletasking und Konzentration. Dazu hat Leo acht Tipps am Start, die ich allesamt ausprobiert habe. Im folgenden Text erfahrt ihr, wie ich sie angewendet habe.
- „Zu erst ein großer Brocken.“ Nur eine einzige Aufgabe, die sehr wichtig ist, auszuwählen, ist schon einmal ein guter Anfang und fällt mir auch recht leicht. Dann aber nur an dieser einen zu arbeiten, bis sie beendet oder eine bestimmte Zeitspanne abgelaufen ist, fällt mir deutlich schwerer. Unter Punkt 5 gehe ich auf die Schwierigkeit des Durchhaltens genauer ein.
- „Startklar machen“. Weg mit allen Störfaktoren! E-Mail-Programm schließen, Telefon auf lautlos stellen, unnötige Tabs im Browser schließen und ganz wichtig: den Schreibtisch aufräumen, bevor es losgeht. Warum ist das nur manchmal so hart, alles andere auszublenden, obwohl man genau weiß, dass man so viel konzentrierter arbeiten kann? Multitasking ist echt ne Angewohnheit, die schwer wieder aus dem Kopf zu bekommen ist.
- „Zeitrahmen.“ Leos Empfehlung, sich für die Bearbeitung von Aufgaben einen festen Zeitrahmen zu setzen und einen Timer zu stellen, finde ich besonders gut. Ich halte es für sinnvoll, erst einmal genau zu beobachten, wieviel Zeit man im Durchschnitt für bestimmte Dinge/Arbeitsschritte benötigt. Um dies unter anderem herauszufinden, arbeite ich seit ein paar Monaten mit dem Zeiterfassungstool Mite. In den letzten Wochen habe ich das Zeiterfassen ein wenig vernachlässigt. Jetzt werde ich das Tool wieder verstärkt einsetzen. Denn wenn ich genau weiß, wie lange ich für eine Aufgabe brauche, kann ich den Tag besser planen. Mite kann ich jedem nur Wärmstens empfehlen.
Statt sich einen Timer zu stellen, könnte man sich auch einfach so lange wie möglich auf eine Aufgabe konzentrieren, rät Leo. - „Unterbrechungen.“ Falls ich dann doch ein Telefonat annehme und mich ablenken lasse, schreibe ich im Idealfall die nötigen Informationen sofort in mein Notizbuch, so wie es Leo vorschlägt. Damit es einfach aus dem Kopf ist. Manchmal habe ich das Notizbuch nicht zur Hand, sodass ich die Infos schnell in ein neues Text-Editor-Dokument eingebe. Das ist so eine ganz alte Angewohnheit von mir, die ich mir unbedingt abgewöhnen will. Da hilft wohl nur das Notizbuch immer auf dem Schreibtisch liegen zu haben. Dokumente, die reinkommen, sollten sofort im Eingangskorb landen. Nach der Unterbrechung versuche ich mich sofort wieder der Aufgabe zu widmen. Das klingt alles etwas maschinell, läuft bei mir auch noch nicht ganz rund.
- „Zusammenreißen.“ Für Situationen, in denen mir plötzlich einfällt, dass ich ja eigentlich noch schnell eine bestimmte Mail versenden oder etwas anderes Dringendes erledigen müsste, habe ich einen Trick entwickelt. Ein Blick aus dem Fenster hilft mir dieses Muster zu unterbrechen, um bei der Sache zu bleiben. In Kombination mit Leos Tipp hilft das Bestens: „Atme tief durch. Lenke Deine Gedanken wieder auf Deine Arbeit. Zurück zur ursprünglichen Aufgabe.“
- „Das Unvermeidbare.“ Muss ich dann doch einmal der Unterbrechung nachgehen, notiere ich mir an welcher Stelle ich stehen geblieben bin und lege alle Dinge, die ich für die Bearbeitung benötige beiseite. Ganz ehrlich: Das Notieren habe ich bisher selten hingekriegt. Aber ich arbeite dran.
- „Relax.“ Das klingt doch eigentlich fantastisch, oder? Dennoch fällt es mir besonders schwer, mir diesen Tipp zu Herzen zu nehmen. Deshalb habe ich nun einen festen Termin mit mir selbst vereinbart. Zwischen 14 und 15 Uhr ist absolute Sendepause auf all meinen Kanälen. Klartext: Keine Arbeit. In diesem Zeitraum haben übrigens Eulen (Langschläfer) eine schlechte Konzentrationsphase. Die Zeit nutze ich also lieber zum Essen, Spazieren und Entspannen.
- „Ahhhh.“ Nach einer erledigten Aufgabe darf auch die Belohnung nicht fehlen. Eine Runde surfen auf meinen Lieblingsblogs oder ein bisschen Facebooken ist auf jeden Fall drin. Leo empfiehlt das aber nur ungefähr zehn Minuten zu tun, um dann die nächste Aufgabe zügig in Angriff nehmen zu können.
Vorschau
Sollten die acht Tipps nicht ausreichen, können wir uns schon auf ein paar weitere Kniffe von Leo Babauta freuen. Über den Kapitelabschnitt „Startprobleme beheben“ wird es im nächsten Teil der Serie gehen.
Über die Serie »Zen To Done« — der Praxistest
Das Produktivitätssystem „Zen To Done“ von Leo Babauta basiert auf zehn Gewohnheiten. Zum Aufbau jeder einzelnen Gewohnheit, so empfiehlt Babauta, sollte man sich circa dreißig Tage Zeit nehmen. Alle vierzehn Tage berichte ich darüber, wie es mir gelingt, die Theorie in die Praxis umzusetzen.
Teil 1, Teil 2, Teil 3, Teil 4, Teil 5, Teil 6, Teil 7, Teil 8, Teil 9, Teil 10, Teil 11, Teil 12
Das Begleitbuch »Zen To Done«
Die Autoren des Blogs Imgriff haben das Buch „Zen To Done“ von Leo Babauta ins Deutsche übersetzt.
Hier geht’s zum E-Book »Zen To Done«
Leo Babautas Blog Zen Habits
