Die Auswahl an GTD-Tools ist rieeesig! Welches ist denn nun das Beste für mich und meine Listen?
Das Thema „GTD-Tools“ wird auf Lifehacker-Blogs immer wieder heiß diskutiert. Ich habe so viele Erfahrungsberichte gelesen, dass es jetzt an der Zeit ist stopp zu sagen. Denn irgendwann muss ich mich auch mal entscheiden, mit welchem Tool ich meine Kontextlisten führe möchte.
Folgende drei Fragen habe ich mir gestellt und beantwortet, um einen möglichst kurzen Prozess zu machen:
- Möchte ich meine Listen weiterhin auf Papier führen, wie bisher, oder ist es vielleicht doch sinnvoller auf ein digitales Tool umzusteigen?
Da ich nicht mehr nur zwei „einfache“ Listen, „Privat“ und „Beruflich“, führe, sondern mehrere Kontextlisten, habe ich mich entschieden, nun ein digitales Tool zu nutzen, mit dem ich mir schnell und einfach einen Überblick verschaffen kann. Ein Notizbuch oder ein Hipster PDA käme für mich nicht in Frage. Warum, kann ich gar nicht genau sagen. Vielleicht, weil ich mit einem Moleskine schlechte Erfahrungen gemacht habe. Ich habe einfach gar nicht lange überlegt — manchmal ist das einfach besser so. - Benötige ich meine Kontextlisten auf mehreren Computern?
Nein, zurzeit nicht. Ich arbeite momentan nur mit einem Computer. Mein Notebook kann ich überall mit hinnehmen, wohin ich will. Aus dieser Antwort ergibt sich für mich, dass mein Tool nicht zwingend eine Synchronisierungsfunktion benötigt oder mir meine Daten online zur Verfügung stellt. - Wäre es praktisch, wenn ich bestimmte Kontextlisten auch mobil abrufen könnte?
Auf jeden Fall. „@Besorgungen“ wäre ein Liste, die ich gut mobil gebrauchen könnte.
Tataaaah!
Meine Wahl fiel auf TaskPaper, eine Mac-Software, die mir ein Freund empfohlen hat. TaskPaper ist im Prinzip nichts anderes als ein simpler Texteditor, mit dem man sehr clever To-Do-Listen nach GTD oder ZTD führen kann. „For the most part, the applications that are specifically designed for project organizing are way too complex, with too much horsepower to really be functional for 98 percent of what most people need to manage“, so David Allen. TaskPaper ist alles andere als komplex — genau richtig, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, nämlich auf das Erledigen von Aufgaben und nicht auf die Organisation von Listen. Wer Wert auf ein schickes Design legt, wie ich, kann für seine Kontextlisten sogar ein eigenes Farbklima erstellen.
How-To-Video
In diesem Video von Tom Borowski erhält man einen guten Überblick, wie das Programm TaskPaper von Jesse Grosjean funktioniert. Eine ausführliche Einführung gibt es hier („Play Screencast“). TaskPaper kostet $29.95 und ist auf der Website von Hog Bay Software als freie Testversion erhältlich.
(Video in HD gibt es direkt auf Vimeo)
Ich bin ja so mobil
TaskPaper gibt es auch für das iPhone, leider derzeit (noch) nicht für Android-Handys. Doch auch Nicht-iPhone-Besitzer haben die Möglichkeit mit TaskPaper gespeicherte Listen mobil abzurufen. Mit dem zusätzlichen Tool SimpleText kann man seine auf dem Mac abgelegten TaskPaper-Listen online editieren, speichern und synchronisieren. Wer die Open-Source-Anwendung verwenden möchte, benötigt ein Google-Konto.
3 alternative und populäre Tools
Doppelt hält besser
Doch selbst das beste Tool hilft nichts, wenn man seine Listen nicht ordentlich pflegt. ZTD-Listen wollen am Liebsten jeden Tag einmal morgens und einmal abends überprüft werden. Der Doppel-Check sollte unbedingt bald zur Routine werden. Die Liste „@Besorgungen“ gehe ich immer bei Bedarf durch.
Noch mehr Hilfsmittel
TaskPaper verwende ich ausschließlich für Listen. Für meine Termine und meine Akten, sowie digitale Dateien benötige ich weitere Hilfsmittel.
Kalender
Mein Favorit ist der Google Kalender. Durch seine Synchronisierungsfunktion habe ich meine Termine jetzt auch immer gleich auf meinem HTC Magic Smartphone zur Hand. Hätte ich ein iPhone würde iCal sicherlich in Frage kommen.
Ablage
Vor einiger Zeit hatte ich es ausprobiert, meine Dokumente und Papiere in Hängemappen abzulegen. Für jedes Projekt, jedes Thema, jeden Kunden verwendete ich eine eigene Akte. Doch das hat bei mir nicht funktioniert. Wahrscheinlich lag es daran, dass ich Hängemappen genutzt habe, in denen man Papiere nur lose aufbewahren kann. Jedes Mal, wenn ich nach einem Dokument suchte, musste ich jedes Blatt einzeln anfassen, um an das Richtige zu geraten. Das war vielleicht immer eine Jagd. Heute nutze ich klassische Aktenordner, in denen ich Akten gebündelt ablege und mit Trennstreifen nach Thema, Kunde usw. einzeln ablege. Schöne und günstige Ordner gibt es bei Memo. Wie ich meine Downloads und Dateien ablege, könnt ihr im neunten Teil nachlesen.
Und welche Hilfsmittel könnt ihr empfehlen?
Rückblick
Ich hätte gedacht, dass mir das Kapitel 8 „Gewohnheit 5: Das einfache, vertrauenswürdige System“ schwerer fallen würde. Da ich mich nicht so lange damit aufgehalten habe, zu überlegen, mit welchem Listen-Tool ich arbeiten möchte und bereits Erfahrungen mit Google Kalender und meinem Ablagesystem hatte, habe ich dieses Kapitel gut gemeistert. Auch das Arbeiten mit den Kontextlisten klappt super!
Vorschau
Im nächsten Teil geht es um das Kapitel 9 „Gewohnheit 6: Organisieren“.
Über die Serie »Zen To Done« — der Praxistest
Das Produktivitätssystem „Zen To Done“ von Leo Babauta basiert auf zehn Gewohnheiten. Zum Aufbau jeder einzelnen Gewohnheit, so empfiehlt Babauta, sollte man sich circa dreißig Tage Zeit nehmen. Alle vierzehn Tage berichte ich darüber, wie es mir gelingt, die Theorie in die Praxis umzusetzen.
Teil 1, Teil 2, Teil 3, Teil 4, Teil 5, Teil 6, Teil 7, Teil 8, Teil 9, Teil 10, Teil 11, Teil 12, Teil 13, Teil 14, Teil 15
Das Begleitbuch »Zen To Done«
Die Autoren des Blogs Imgriff haben das Buch „Zen To Done“ von Leo Babauta ins Deutsche übersetzt.
Hier geht’s zum E-Book »Zen To Done«
Leo Babautas Blog Zen Habits
