»Zen To Done« — der Praxistest. Teil 2: Vom Jäger zum Sammler

Post, Post-its und Papiere. Im zweiten Teil geht es darum, wie ich systematisch Herr über meine Zettel und E-Mails werde.

Eigentlich bin ich gar kein unordentlicher Mensch, vielleicht manchmal ein bisschen unorganisiert. Die Dinge geregelt zu kriegen, bedeutete für mich bisher die Suche nach Papieren, Notizen, aufgeschriebenen Terminen und Informationen, die in irgendeiner E-Mail vergraben sind. Kurz zusammengefasst: Mit unnötigem Stress.

Je weniger Inboxes, desto besser

„Das Problem ist, dass wir kein System haben, um all die Informationen, Dokumente, Emails und sonstigen Inputs, die in unser Leben dringen, zu sammeln und systematisch zu sortieren.“ So heißt es im vierten Kapitel des Buches „Zen To Done“ von Leo Babauta, in dem es um die erste von zehn Gewohnheiten geht, die es zu verinnerlichen gilt: Nämlich Sammeln — an so wenigen Orten, wie möglich. (Man könnte auch mit einer anderen Gewohnheit beginnen, aber die vorgeschlagene Reihenfolge finde ich so OK.)

There’s a party in my Head!

In meiner Wohnung gibt es so einige Sammelstellen. In der Küche auf der Arbeitsfläche neben dem Herd zum Beispiel. Wenn ich die Haustür hinter mir zu mache, brauche ich potenziell nur drei Schritte gehen, um die Post und meinen Haustürschlüssel dort, zwischen Essig und Öl, abzulegen. Die Fensterbank in der Küche ist auch sehr beliebt oder der Kühlschrank, natürlich nicht im, sondern auf dem Kühlschrank. Besonders anfällig ist mein Sammelsystem für kleine Papiere, wie zum Beispiel meine alte Monatskarte, mitgenommene Visitenkarten oder Praxisgebühr-Quittungen. Die lasse ich gerne mal in der Schublade meines Rollcontainers verschwinden oder auf dem Vitrinenschrank im Wohnzimmer.

Mmm, lecker

Ich bekomme regelmäßig Gutscheine von einem Pizza-Lieferservice. Da ich nur selten bei denen bestelle und die Freebies auch meist nicht gerade verlockend klingen, lasse ich sie aus Gewohnheit noch im Umschlag verpackt irgendwo in der Küche zurück oder verbanne sie an einen Ort, der extra für Krimskrams bestimmt ist. Aus dem Auge, aus dem Sinn. Super! Da häuft sich natürlich nach einer gewissen Zeit so Einiges an. Kinokarten, Werbeblätter, angefangene Post-its, Pfandgutscheine und und und. Kein Wunder, dass in meinem Kopf die Puppen tanzen.

Papierkrieg besiegen mit »Zen To Done«

Was würde Leo Babauta mir an dieser Stelle raten, um meinen Papierkrieg zu besiegen? „Für gesammelten Papierkram solltest Du eine feste Stelle auf oder neben Deinem Schreibtisch haben“, schlägt er vor. Außerdem eigne sich ein Posteingangskorb besser, als ein loser Stapel.
OK — dass Post-its hier und da nun nicht mehr gehen, versteht sich fast von alleine. Auch das zufällige Verschwindenlassen von Zetteln in der Schublade gilt nicht mehr und ist von nun an tabu.

Für lose Zettel, Briefe, Kopien, Rechnungen und all die anderen Papiere habe ich mir auf meinem Rollcontainer, der in unmittelbarer Nähe meines Schreibtisches steht, einen transparenten Briefkorb reserviert. Für David Allen ist sein „in-basket“ eines der wichtigsten Tools, genauso wie sein Notizblock, den er immer in seinem Portemonnaie mit sich trägt. (In einem kurzen Video zeigt der Erfinder der Selbstmanagement-Methode „Getting Things Done“, wie er in seinem Büro die Dinge geregelt kriegt.) Zum Thema „Notizbuch“ komme ich im dritten Teil dieser Serie.

E-Mail-Adressen — Alle guten Dinge sind doch drei

In Sachen Mail-Inboxes sieht es bei mir schon besser aus. Meine E-Mail-Konten habe ich bereits vor ein paar Monaten auf eine geringere Anzahl reduziert. Ich möchte mich jedoch nicht auf eine einzige Adresse beschränken.
Anfragen über Orangetopic beantworte ich lieber über eine Adresse mit der Domain orangetopic.de, als zum Beispiel googlemail.com.
Meine drei Adressen nutze ich jeweils für bestimmte Zwecke. Jedenfalls versuche ich mich daran zu halten, die Dinge hier getrennt zu regeln, um es mit den Worten der GTD– und ZTD-Sprache auszudrücken.

1. Adresse: private und geschäftliche Zwecke
2. Adresse: Orangetopic-Kommunikation
3. Adresse: Networking (Facebook, Xing, Twitter)

Über die Serie »Zen To Done« — der Praxistest

Das Produktivitätssystem „Zen To Done“ von Leo Babauta basiert auf zehn Gewohnheiten. Zum Aufbau jeder einzelnen Gewohnheit, so empfiehlt Babauta, sollte man sich circa dreißig Tage Zeit nehmen. Jede Woche berichte ich darüber, wie es mir gelingt, die Theorie in die Praxis umzusetzen.

Das Begleitbuch »Zen To Done«

Die Autoren des Blogs Imgriff haben das Buch „Zen To Done“ von Leo Babauta ins Deutsche übersetzt.

Hier geht’s zum E-Book »Zen To Done«

www.imgriff.com

Der erste Teil der Serie »Zen To Done«  —  der Praxistest

www.orangetopic.de