»Zen To Done« — der Praxistest. Teil 25: Hurra, hurra!

Und, wie geht’s Ihnen jetzt nach 317 Tagen Zen-To-Done-Praxis, Frau Paulsen? Danke, sehr gut. Ich bin mächtig stolz auf mich.

Es gab Phasen, in denen ich das E-Book „Zen To Done“ von Leo Babauta geliebt aber auch gehasst habe. An den meisten Tagen stellte ich fest: Wow, mein neuer Workflow tut mir richtig gut. In den Wochen des Trainings habe ich viele ZTD-Gewohnheiten ausprobiert und für nützlich bewertet, aber in den Wochen darauf kam dann oftmals doch alles ganz anders, als gedacht, denn an viele der Regeln konnte ich mich einfach nicht lange genug gewöhnen.

Richtig ins Ziel kommen

Als ich begann diesen Text zu schreiben, fragte ich mich, warum so viele ZTD-Tipps einfach nicht in meinem Kopf hängen geblieben sind. Ich zweifelte kurz an meiner Disziplin, bis mir klar wurde, dass es gar nicht an mangelndem Durchhaltevermögen lag. Es war schlicht die Formulierung meines Ziels, mit der ich mich einfach übernommen hatte. Mein Ziel war von Anfang an zu hoch angesetzt. Alle Zen-To-Done-Gewohnheiten im Schlaf zu beherrschen — das war es, was ich eigentlich am Ende erreichen wollte. So ein Quatsch, wenn ich darüber genauer nachdenke.

Auf den Filter vertrauen

Leo Babauta hat dieses Buch sicherlich nicht deshalb geschrieben, um aus uns Roboter zu machen, die den ganzen Tag einer Gewohnheit nach der anderen nachgehen. Verfasst hat er sein Zen To Done sicherlich auch deshalb, um möglichst vielfältig zu zeigen, mit welchen Tricks man seine Produktivität steigern kann und seinen inneren Schweinehund überwindet. Es bleibt jedoch die Aufgabe des Lesers, die Tipps herauszufiltern, die am Besten zu ihm passen.

Was wirklich wichtig ist

Das Gute: Auch, wenn ich dieses Ziel nicht von Anfang an bewusst verfolgt habe, tat ich es doch unbewusst. Mein Worklflow hat sich stark verbessert, weil ich ein paar neue Gewohnheiten gelernt habe, die mir jetzt immer den Rücken stärken. Letztendlich habe ich instinktiv nur die Gewohnheiten übernommen, die wirklich wichtig für mich sind. Und das ist mein Erfolg durch Zen To Done.

Mein »Zen To Done«

Dank „Zen To Done“ bin ich tatsächlich produktiver und gelassener geworden. Welche ZTD-Gewohnheiten sich nun am Ende bei mir durchgesetzt haben, verrate ich euch im folgenden Text.

1. Sammeln und Durcharbeiten

Wie diese Gewohnheit in meiner Praxis aussieht:
Mails, Dateien, Informationen und Papierkram sammele ich an nur sehr wenigen Eingangsorten. Mindestens einmal am Tag arbeite ich alle sich dort befindenden Inhalte nach folgendem Prinzip durch: entweder sofort erledigen, delegieren, wegwerfen oder auf später verschieben und in die To-Do-Liste übernehmen. Falls ich das durchgearbeitete Dokument oder die beantwortete Mail dann noch aufheben muss bzw. möchte, archiviere ich diese in einem dafür vorgesehenen Ordner. Alles, was ich nicht mehr gebrauchen kann oder unwichtig ist, wandert sofort in den Papierkorb. Entscheidend ist hier für mich, dass die Dinge nach dem Durcharbeiten die Eingangsorte verlassen und sinnvoll woanders abgelegt werden.

Warum ich mit dieser Gewohnheit produktiver bin:
Das Sammeln und Durcharbeiten zwingt mich dazu, schnelle Entscheidungen zu treffen und verhindert, dass ich mich lange mit einer Sache aufhalte. So schaffe ich mir mehr Zeit für wirklich wichtige Dinge. Außerdem gerate ich so kaum in Versuchung, Dinge aufzuschieben.

2. Planen

Wie diese Gewohnheit in meiner Praxis aussieht:
5 Big Rocks der Woche. Am Anfang der Woche oder manchmal auch schon am Ende der Woche (Freitag oder Sonntag) lege ich für die kommende Woche 5 Ziele fest, die ich erreichen möchte. Diese Aufgaben trage ich mir als feste Termine in meinen iCal-Kalender ein. Mein iCal wird automatisch mit Google Kalender synchronisiert, damit ich auch von unterwegs auf meinem Android-Handy Termine verwalten kann.

3+3 Big Rocks des Tages. Morgens oder bereits am Abend des vorigen Tages bestimme ich 3 große und 3 kleine Aufgaben, die ich am Tag erledigen möchte. Eine der 3 großen Aufgaben ist konsequenterweise 1 „Big Rock“ der Woche. Wichtig ist die Regel „3 kleine + 3 große“, denn sonst laufe ich Gefahr, diese 6 Aufgaben nicht zu schaffen. Das frustriert dann nur unnötig.

Mein Plan-Tool. Meine Aufgaben verwalte ich mit TaskPaper, einer kleinen, aber feinen Software, die ich euch wärmstens empfehlen kann. Es gibt auch eine iPhone App, die ich allerdings nicht ausprobiert habe. Während die 5 Big Rocks der Woche in meinem Kalender landen, erhalten die 6 Big Rocks des Tages auf meinem TaskPaper das Tag bzw. den Kontext „@today“. Ist eine Aufgaben erledigt, erhält sie das Tag „done“ und wandert durch den Befehl „Archive Done Tasks“ in das „Archive“. Inzwischen verwende ich nur noch diese beiden Tags und dafür aber eine Hand voll Projekte, denen ich dann Aufgaben zuordne.

Warum ich mit dieser Gewohnheit produktiver bin:
Ich habe jeden Tag Erfolgserlebnisse, da ich in der Regel alle Aufgaben pro Woche und pro Tag, die ich mir vorgenommen habe, auch schaffe. Wenn ich dann so ab und zu in mein TaskPaper-Archiv schaue, freue ich mich zu sehen, was ich schon alles erledigt habe. Das Arbeiten mit TaskPaper macht mir einfach Spaß. Die Konsequenz: Wenn ich Spaß daran habe, etwas zu tun, bin ich automatisch produktiver.

3. Yoga

Wie diese Gewohnheit in meiner Praxis aussieht:

Die ZTD-Kapitel über Routinen und den Wochenrückblick haben mich dazu inspiriert mit dem Yoga anzufangen. Schon vor einiger Zeit hatte mir eine Freundin eine Yogaschule ganz in meiner Nähe empfohlen, die ich nun seit vier Wochen regelmäßig besuche. Einmal pro Woche gehe ich jetzt immer zu einem Yogakurs. Zusätzlich versuche ich den Sonnengruß, andere Übungsfolgen und Atmungstechniken auch täglich zu Hause zu machen.

Warum ich mit dieser Gewohnheit produktiver bin:
Durch regelmäßiges Yoga fühle ich mich viel gelassener. Ich bin jedes Mal total erstaunt, wie entspannt und glücklich ich aus der Yogastunde herauskomme. Wenn ich mal eine Aufgabe nicht in der vorgesehenen Zeit schaffe oder in Konfliktsituationen gerate, reagiere ich meist viel ruhiger, als ich es sonst von mir gewohnt bin.

Abschluss

Obwohl ich das Gefühl habe, dass mir „Zen To Done“ sehr dabei geholfen hat, meine Produktivität zu steigern, gibt es sicherlich immer noch Optimierungsbedarf. Ich denke es macht immer Sinn den eigenen Workflow von Zeit zu Zeit zu überprüfen, um zu schauen, ob sich mal wieder alte Gewohnheiten eingeschlichen haben, die eher kontraproduktiv sind. Aber im Großen und Ganzen bin ich sehr mit meinem Ergebnis zufrieden. Vielen Dank, lieber Leo und liebe Leser dieser Serie. Ihr habt mich motiviert, das alles hier zu Ende zu bringen! Mit Erfolg.

Ich freu mich über euer Feedback!

Über die Serie »Zen To Done«  —  der Praxistest

Das Produktivitätssystem „Zen To Done“ von Leo Babauta basiert auf zehn Gewohnheiten. Zum Aufbau jeder einzelnen Gewohnheit, so empfiehlt Babauta, sollte man sich circa dreißig Tage Zeit nehmen. Alle vierzehn Tage berichte ich darüber, wie es mir gelingt, die Theorie in die Praxis umzusetzen.

Teil 1, Teil 2, Teil 3,  Teil 4, Teil 5, Teil 6, Teil 7, Teil 8, Teil 9, Teil 10, Teil 11, Teil 12, Teil 13, Teil 14, Teil 15, Teil 16, Teil 17, Teil 18, Teil 19, Teil 20, Teil 21, Teil 22, Teil 23, Teil 24

Das Begleitbuch »Zen To Done«

Die Autoren des Blogs Imgriff haben das Buch „Zen To Done“ von Leo Babauta ins Deutsche übersetzt.

Hier geht’s zum E-Book »Zen To Done«

www.imgriff.com

Leo Babautas Blog Zen Habits

www.zenhabits.net