To-Do-Tools für iPhones oder Android-Smartphones gibt es in Hülle und Fülle. Doch kann ein App mein Notizbuch aus Papier ersetzen?
Im letzten Teil der Serie ging es darum, wie man nach dem System „Zen To Done“ ein Notizbuch in einen Eingangskorb umfunktioniert, um darin seine losen Enden zu sammeln. Bis zu diesem Zeitpunkt hatte ich für mich bereits herausgefunden, dass ich am Besten mit einem Notizbuch aus Papier arbeiten kann. In diesem Teil möchte ich dennoch auf die digitale Variante eingehen, um euch Möglichkeiten aufzuzeigen, wie man speziell GTD-Tools nur als Inbox nutzen könnte.
Vier wichtige Grundsätze des Notizbuches als Eingang
- Dein Werkzeug sollte tragbar, einfach und leicht zu bedienen sein.
- Trage dein Notizbuch immer bei dir.
- Schreibe deine losen Enden immer sofort auf.
- Verwende nur ein Werkzeug als Notizbuch.
Die Lifehacker-Community hat mich angefixt
Schon vor einiger Zeit hatte ich mich auf die Suche nach Tools gemacht, mit denen ich meine losen Enden sammeln kann. Damals hatte ich gerade das Buch „Getting Things Done“ von David Allen gelesen. Freunde hatten mir diese Bibel, wie man sie ja schon fast bezeichnen kann, ans Herz gelegt, um die Dinge besser geregelt zu bekommen. Als ich schließlich das erste Mal nach GTD googelte, war ich schlicht davon überwältigt, wie viele Resultate ich erhielt. Besonders in der Blogosphäre entdeckte ich so viele tolle Lifehacker-Blogs, die sich mit dem Thema beschäftigten. Mich beeindruckt es immer wieder, wie viel neue Kreativität aus dieser einzigen Methode geschöpft wird: Man bloggt und diskutiert über Erfahrungen und gibt sich gegenseitig Tipps, wie man seine Produktivität steigert. Nicht nur das: GTD hat viele Entwickler so sehr inspiriert, dass sie innovative Programme erarbeitet haben, mit denen man GTD auch in sein digitales Leben integriert. Die meisten bieten ihre Tools sogar kostenlos oder zu einem sehr geringen Preis an.
3 Kriterien, die ich bei der Auswahl der Programme berücksichtigt habe
- Das Tool ist entweder für das iPhone/iPod Touch oder für Android-Smartphones entwickelt
- Das Tool funktioniert mobil auch ohne Internetverbindung
- Das Tool basiert auf der GTD– bzw. ZTD-Methode
Warum jetzt schon der Wirbel um ZTD-Tools?
Obwohl es sich in diesem Teil der Serie noch nicht um den Aufbau der Gewohnheit „Das einfache, vertrauenswürdige System“ dreht und somit auch nicht um die kontextbasierten Listen, welche einen entscheidenden Baustein innerhalb der ZTD-Theorie bilden, halte ich es für sinnvoll schon jetzt nur Tools vorzustellen, die auf „Getting Things Done“ basieren. Auch, wenn GTD die Kontexte ein wenig anderes, als ZTD beleuchtet, verfolgen beide die gleiche Grundidee des Sortierens. Was es genau damit auf sich hat, erkläre ich in einem späteren Teil dieser Serie. Dennoch möchte ich begründen, warum ich schon jetzt nur GTD– bzw. ZTD-Anwendungen vorstelle. Sie alle beinhalten nämlich zum einen das Element des Notizbuches als Eingangskorb zum Sammeln der losen Enden. Und zum Anderen ermöglichen sie das Anlegen einer einfachen To-Do-Liste, in die man nach ZTD seine losen Enden überträgt.
Sollte also jemand unter euch gut mit einem der Tools als Notizbuch zurecht kommen, kann er es auch noch im fortgeschrittenem ZTD-Stadium für weitere Gewohnheiten nutzen.
Komm, spiel nicht nur mit mir
Ihr kennt das vielleicht auch. Wenn man ein neues Gerät hat, sei es ein neuer Computer oder ein neues Handy, dann kann man nicht davon lassen, es auf Herz und Nieren zu testen. Als ich vor einiger Zeit meinen iPod Touch neu hatte, stellte sich heraus, dass nicht nur das Gerät ein tolles Spielzeug ist. Vor allem die vielen To-Do-Apps sorgten dafür, dass ich schnell Zeit und Raum vergaß. Dazu gehören auch viele Web-Anwendungen, wie Remember The Milk, mit denen ich so meine Freude hatte. Aber auch so meinen Ärger. Klar, hat es Spaß gemacht Kontexte zu erfinden und einfach so herumzuklickern, um sich das System mehr und mehr einzuprägen. Aber vor lauter Testerei habe ich das eigentliche Prinzip ganz aus den Augen verloren: Konsequent Listen anzulegen und durchzuarbeiten, um meine Produktivität zu steigern. Ich habe geglaubt, mir mit dieser Beschäftigung etwas Gutes zu tun, aber letztendlich habe ich mich nur davor gedrückt meine Listen zu pflegen. Denn hinter einer Grunderneuerung seines Selbstmanagementsystems, und das wusste ich doch eigentlich, steckt besonders am Anfang harte Arbeit.
ZTD-Apps für iPhone/iPod Touch
Die meisten GTD-Tools, über die im Netz gebloggt wird, sind Anwendungen, die für das iPhone oder den iPod Touch programmiert sind. Abgesehen von den vielen Online-Tools, die ich an dieser Stelle nicht vorstelle. Denn das Werkzeug „Notizbuch“ sollte ja sehr einfach zu bedienen sein und das auch am Besten ohne Internetverbindung, wie ich daraus folgere.
Eines der Mobilgeräte von Apple als Hardware für sein Notizbuch zu verwenden, halte ich vorab schon mal für einen guten Schachzug. Denn das iPhone und der iPod Touch sind super leicht zu bedienen. Sehr hilfreich: Die wichtigsten Apps können in das Dock übernommen werden, welches sich am unteren Rand des Touchpads befindet.
Things — mein Musterbeispiel
Das Tool „Things“ von Cultured Code, einem Unternehmen aus Stuttgart, glänzt durch eine ausgesprochen intuitive Benutzeroberfläche. Das Entwickler-Team stellt in relativ kurzen Abständen neue Updates zu Verfügung, die zur Optimierung beitragen. Die Daten, die man in Things einträgt, lassen sich auch mit einer Software für den Mac synchronisieren. Only Mac. Das Things-App kostet derzeit 7,99 Euro.
Wie nutze ich Things als Notizbuch und wo trage ich (sofort) meine losen Enden ein?
Es gibt eine Liste, die „Eingang“ heißt. Wählt man diese aus, fügt man über einen +-Button eine neue Notiz hinzu und sichert sie. Genauso macht man es dann mit allen anderen losen Enden.
Wenn ich zurück am Schreibtisch bin — wo finde ich dann meine To-Do-Liste vor, in die ich die losen Enden übertrage?
Dafür legst du am Besten eine neue Liste an, die hier „Projekt“ heißt. Wähle „Projekte“ aus, lege über +-Button ein neues Projekt an und gebe ihm einen neuen Namen. Ich würde vorschlagen, man nennt diese Liste schlicht „To-Do-Liste“. Alternativ könntest du auch beschließen, diese Liste auf Papier zu führen.
Wie übertrage ich dann die losen Enden in meine To-Do-Liste?
Hier ist es noch mal wichtig, sich in Erinnerung zu rufen, warum man diesen Schritt macht. Im Notizbuch kann ruhig alles chaotisch sein, die Daten befinden sich noch in einem Rohzustand. In die To-Do-Liste formuliert man die Notizen am Besten noch einmal gut aus und reiht sie ordentlich untereinander an. So verstehe ich jedenfalls den Sinn dieser Liste.
Wähle im Eingang eine Notiz aus, klicke auf „In andere Liste einordnen“ und füge sie dann der „To-Do-Liste“ hinzu.
Fazit
Die Vorgehensweise hört sich kompliziert an, ist sie aber nicht. Dennoch bin ich mit meinem Kugelschreiber deutlich schneller, als mit meinem eintippenden Zeigefinger. Das Programm bewerte ich unter den vielen Alternativen als herausragend gut im Hinblick auf Design und Usability.
Alternative Tools
EasyTask Manager
Toodledo
Todo
Bitte auf Seite 2 weiterlesen
Pages: 1 2
