Täglich bekomme ich jede Menge E-Mails, die nur darauf warten durchgearbeitet zu werden. Kein Problem mit dem Email Zen.
„Empfang von E-Mails: Minütlich“ hieß bisher die Einstellung in meinem E-Mail-Programm. Ich erinnere mich noch an eine Zeit, in der ich meinen ersten Account bei GMX hatte und die Ankunft einer E-Mail so spannend war, wie die einer Postkarte oder eines Briefes. Auch wenn elektronische Post heute nichts Besonderes mehr für mich ist, fällt es mir schwer das Signal für „Neue E-Mail“ einfach so zu ignorieren. Wenn es dann nur eins meiner vielen Newsletter ist oder Werbung, dann ärgere ich mich umso mehr, dass ich der Neugier nachgegeben habe. Besonders ärgerlich: Ich verliere jedes Mal völlig den Faden, sei es beim Schreiben eines Textes oder beim Notieren von Aufgaben oder Terminen.
Die Frage aller Fragen
Besonders schwer tue ich mich mit der Entscheidung, mit welchem E-Mail-Programm ich in Zukunft fest zusammenarbeiten will. Bisher nutzte ich immer Apple Mail, weil das Programm so schlicht aussieht und einfach zu bedienen ist. Die meisten Lifehacker, so ist mein Eindruck, schwören auf Google Mail, was ich aus vielen Gründen nachvollziehen kann. Dennoch tue ich mich schwer damit, alle meine E-Mail-Daten an Google auszuliefern. Ich nutze zwar einen Google-Account für meine Community-Messages, sowie ein Android-Smartphone, den Google Kalender, die Synchronisierungsfunktion für Kontakte und auch den RSS-Reader, aber diesen letzten Schritt wage ich nicht. Ich lass mich gerne von euch überzeugen, dass man sich nicht so viele Sorgen machen muss und dass es doch ein wenig inkonsequent ist. Momentan teste ich nun den Mozilla Thunderbird. Denn für das Open-Source-Programm hat H.Ogi das Add-on „Google Contacts“ programmiert, mit dem man Zugang zu seinen Google-Mail-Kontakten hat und sie mit dem Thunderbird-Adressbuch synchronisieren kann. Doch die endgültige Entscheidung ist noch nicht gefallen.
Große Löschaktion
Im letzten Teil meiner Serie hatte ich zusammengefasst, worauf es bei der zweiten ZTD-Gewohnheit „Durcharbeiten“ ankommt. Bevor ich damit begann, die einzelnen Regeln auf meine E-Mail-Posteingänge anzuwenden, habe ich mir Zeit für eine Grundreinigung genommen. Mit welcher Methode man seine Inboxes in Minuten von Newslettern, Junkmails, Notifications und Jokemails befreit, könnt ihr hier auf Leo Babautas Blog Zen Habits nachlesen.
Hilfe, Information Overload!
Im Kapitel „Gewohnheit 2: Durcharbeiten“ weist Babauta nochmals darauf hin, die Anzahl der Eingangsorte und vor allem der Informationsströme zu überdenken. Als Autorin nutze ich verschiedene Informationskanäle. Zwei Passive davon sind E-Mail-Newsletter und mein RSS-Reader. Aber lese ich die vielen Newsletter und RSS-Feeds wirklich jeden Tag? Nein. Schöne und spannenden Themen entdecke ich eh meist durchs Querlesen. Wenn ich mich einfach von Website zu Website hangele. Deshalb habe ich nun meine dreißig Feeds auf zwölf minimiert und viele Newsletter abbestellt, in denen ich bisher nie wertvolle Informationen gefunden habe.
„Email Zen ist that easy!“
Leo Babauta geht auf Zen Habits darauf ein, wie man im Besonderen seine E-Mails sinnvoll durcharbeitet. Schon einmal vorweg: Das Email Zen ist mit einigen Entscheidungen verbunden, die man täglich treffen muss, um seine Eingänge leer zu halten. Meine Erfahrungen habe ich in der folgende Liste zusammengefasst.
- Beginne deinen (Arbeits)tag nicht mit dem Checken von E-Mails und lasse dein Programm nicht permanent geöffnet.
Schon der erste Punkt ist für mich ganz besonders schwierig. Aber ich habe den Rat befolgt, lieber zwei bis drei Dinge vorher zu erledigen, die ich sonst immer sehr gerne aufgeschoben habe. Besser klappt es noch mit Aufgaben, die am Tag besonders wichtig sind. Arbeite ich konsequent an einer Sache, schließe ich mein E-Mail-Programm. Für den Fall, dass es doch mal an sein sollte, habe ich „Alle sechzig Minuten auf neue Nachrichten prüfen“ eingestellt. - Wenn du E-Mails checkst, nimm dir nur eine Nachricht vor. Entscheide sofort, was damit passieren soll.
a) Lösche Junkmails oder weitergeleitete Nachrichten sofort.
Vor einiger Zeit hatte ich ein paar Accounts gelöscht, die zugespamt waren. Meine jetzigen E-Mail-Adressen sind noch nicht befallen. Junkmails sind für mich deshalb kein Problem. Bei weitergeleiteten Mails kommt es auf den Inhalt an. Wenn er wichtig ist, lege ich die Mail ab.
b) Verschiebe lange E-Mails, die du zum Lesen von Informationen benötigst, in einen neuen Ordner „Lesen“ oder versehe sie mit den Schlagwörtern „Lesen“ und „Archiv“.
Das Ablegen in den Ordner klappt bei mir zurzeit gut. Auch die Alternative, Mails auszudrucken, um sie unterwegs zu lesen. Dies mache ich aber nur dann, wenn ich ganz genau weiß, dass ich dazu komme und eine längere Zeit „Leerlauf“ habe. Zum Beispiel im Wartezimmer beim Arzt oder in der U-Bahn.
c) Wenn eine E-Mail eine Handlung erfordert, notiere dir die dafür notwendige Aufgabe in deiner To-Do-Liste, um sie später zu erledigen.
Wie vorgeschlagen, schreibe ich mir dann zusätzlich „Info siehe E-Mail-Archiv“ auf, denn die Mail sollte anschließend in einen neuen Ordnern namens „Archiv“ verschoben werden. Das Verschieben klappt super, das Aufschreiben noch nicht so gut.
d) Kannst du eine E-Mail in zwei Minuten beantworten, tue es.
Manchmal fällt es mir schwer einzuschätzen, ob ich nur ein paar Minuten brauche. Aber ich habe mir angewöhnt, mich lieber kurz zu halten, um dafür eine Sache zügig erledigt zu haben.
e) Wenn du der Mail später nachgehen musst oder eine Antwort erwartest, notiere dir das auf einer Liste „Warten auf“.
Da ich noch nicht mit Kontexten arbeite, übertrage ich die Aufgabe in meine einfache To-Do-Liste „Beruflich“. Im Grunde ähnelt diese Regel der unter Punkt 2c). Hier noch einmal die von Janet gestaltete Vorlage. - Nutze nur einen Ordner „Archiv“.
Von diesem Tipp hatte ich schon vor einiger Zeit in einem Artikel von Farhad Manjoo für die „The New York Times“ gelesen. Ich hatte es ausprobiert und habe dann doch wieder damit angefangen, Ordner für Personen anzulegen, mit denen ich häufig via Mail kommuniziere. Aber es gab ein paar Situationen, in denen ich viel zu lange in den Ordnern nach Infos gejagt habe. Die Suchmaschine, ob bei Google Mail oder Thunderbird, reicht völlig aus.
E-Mails, die ich beantwortet, gelesen oder auf meiner To-Do-Liste notiert habe oder keine Antwort erfordern, verschiebe ich in diesen Ordner „Archiv“. Zusätzlich habe ich noch den Ordner „Lesen“ eingeführt (siehe 2b), aber ich habe den Verdacht, dass dieser doch nur wieder dazu führt, Dinge aufzuschieben.
Vorschau
Im nächsten Teil der Serie wird es um das Durcharbeiten von Papieren gehen, sowie um Methoden, mit denen der Schreibtisch immer aufgeräumt bleibt.
Über die Serie »Zen To Done« — der Praxistest
Das Produktivitätssystem „Zen To Done“ von Leo Babauta basiert auf zehn Gewohnheiten. Zum Aufbau jeder einzelnen Gewohnheit, so empfiehlt Babauta, sollte man sich circa dreißig Tage Zeit nehmen. Jede Woche berichte ich darüber, wie es mir gelingt, die Theorie in die Praxis umzusetzen.
- Teil 1 »Zen To Done« — der Praxistest. Neue Serie auf Orangetopic
- Teil 2 »Zen To Done« — der Praxistest. Vom Jäger zum Sammler
- Teil 3 »Zen To Done« — der Praxistest. Kleiner Retter ganz groß
- Teil 4 »Zen To Done« — der Praxistest. Im Sog der Digi-Tools
- Teil 5 »Zen To Done« — der Praxistest. Auf und davon
- Teil 6 »Zen To Done« — der Praxistest. Ohne Fleiß kein Preis
Das Begleitbuch »Zen To Done«
Die Autoren des Blogs Imgriff haben das Buch „Zen To Done“ von Leo Babauta ins Deutsche übersetzt.
Hier geht’s zum E-Book »Zen To Done«
Leo Babautas Blog Zen Habits
