Als Forscher müsste ich nicht erst auf fremden Planeten landen, denn mein eigener Computer bietet aufregendes, unentdecktes Dateien-Terrain.
Ob Texte, Bilder, Videos oder Musik — jede Datei auf meiner Festplatte hat zwar seinen festen Platz, dennoch verbringe ich immer noch viel zu viel Zeit mit dem Suchen und Finden von Dateien und Informationen. Bevor ich das Kapitel „Gewohnheit 2: Durcharbeiten“ mit einem kurzen Resümee abschließe, gehe ich noch einmal auf Forschungsreise, um ein neues System zu entwickeln, mit dem ich meine Daten besser im Griff habe.
In seinem Artikel „How to Create a Minimalist Computer Experience“ erklärt Leo Babauta, was zu tun ist, um seine Ordner und Dateien auf seinem Desktop komplett auf Null zu reduzieren. Lest hier, wie es geht und welche Erfahrungen ich mit seinen Tipps gemacht habe.
- Lege alle Icons auf deinem Desktop in einen Ordner. Alternativ kannst du sie auch gleich in zwei Ordner einsortieren. Alle Icons, die du zurzeit zum Arbeiten brauchst in „Arbeiten“ und alles andere in „Archiv“. Mehr zur Datei-Struktur siehe unten.
Als ich mit der „Durcharbeit“ begann, nutze ich gleich die Gelegenheit, alle überflüssigen Dateien in den Papierkorb zu werfen. - Das Festplatte-Icon entfernen. Auf dem Mac über den Befehl cmd-, (Finder — Einstellungen — Allgemein) und dann Häkchen bei „Festplatten“ entfernen. Windows: Mit der rechten Maustaste auf den Desktop klicken und im Untermenü „Anzeige“ „Desktop-Symbole anzeigen“ deaktivieren.
Erledigt. Wow, auf meinem Desktop kehrt langsam Ruhe ein. - Auf dem Mac in den Dock-Einstellungen „Dock automatisch ein– und ausblenden“ aktivieren. „I never use the Dock anymore“, schreibt Leo Babauta.
Ohne Dock arbeiten? Ich weiß nicht. Leo schlägt vor, mithilfe der freien Software Quicksilver Programme per Tastatureingabe zu öffnen, denn das ginge für ihn schneller, als mit der Maus. Ich habe es eine halbe Stunde lang getestet und festgestellt, dass man deutlich mehr Zeit braucht, um es zu kapieren. Solange ich die nicht habe, rufe ich meine Programme weiterhin über mein Dock auf. - Suche dir ein ruhiges, schlichtes Wallpaper für deinen Desktop aus. Es sollte dich nicht ablenken.
Eigentlich kommt die Belohnung ja erst zum Schluss, aber schon einmal vorweg: Janet hat zwei sehr schöne und schlichte Wallpapers gestaltet. Den Download-Link findet ihr am Ende des heutigen Erfahrungsberichts. - Entferne alles, was du in der Menüleiste nicht benötigst.
Ich habe zum Beispiel die Symbole für die Time-Mashine, den Ton, mein Firewall-Programm „Little Snitch“ und den Bluetooth-Status entfernt. Es bleiben: Airport (WLAN), Batterieanzeige, Uhrzeit und Spotlight.
Die Zen-Lösung für meine Downloads und Dateien
Eigentlich ist es noch ein bisschen früh, um auf das Thema „Ablegen“ einzugehen, aber ich finde es an dieser Stelle dennoch sinnvoll. Auf meiner Festplatte habe ich zwar eine Ordnerstruktur, aber ich sammele einfach zu viele Ordner und es nervt mich, dass ich mich ständig von einem zum nächsten durchklicken muss. Im Laufe der Zeit habe ich ganz schön den Überblick verloren. Fast jeden Ordner verwendete ich indirekt als Eingang und keine der Dateien wurden von mir konsequent durchgearbeitet.
Für dieses Problem gibt es wie immer eine Zen-Lösung. Die ist allerdings ganz schön radikal, denn sie lautet „Stop Filing“. Oberstes Prinzip: „Richte dir vier Ordner in deinem Dokumenten-Ordner ein, mehr nicht.“
- Inbox: Für alle Downloads. Leere diesen Ordner täglich, damit sich dort gar nicht erst altes Zeug ansammelt.
Ich nutze den Ordner „Downloads“ als Inbox, welcher bereits auf dem Mac in der Seitenleiste des Finders und nicht im Dokumenten-Ordner liegt. Alle Dateien, die sich schon in diesem Ordner befanden, habe ich nach dem Zen-To-Done-Prinzip durchgearbeitet. Das hieß entweder wegwerfen, delegieren, ablegen, tun oder auf einer Liste vermerken, um es später zu tun. Fast alle Dateien habe ich gelöscht. - Arbeiten: Für alle Dateien, mit denen du zurzeit arbeitest. Leere diesen Ordner wöchentlich.
Puh, das war eine ganz schön aufwendige Aktion. Denn ich habe gleich mal eben so alle Dateien durchgearbeitet. Besonders der Ordner „Orangetopic“ hatte es in sich. Auch diesen gibt es ja nun nicht mehr, wie alle anderen auch. - Lesen: Für alles, was man noch lesen muss. Leere den Ordner wöchentlich.
Diesen Ordner halte ich für nicht so sinnvoll. Ich hatte den bereits für mein E-Mail-Programm erstellt und vergaß schnell die Mails, die ich dort hinein gelegt hatte. Daher mein Tipp: Lesestoff in den Ordner „Arbeiten“ oder „Archiv“ ablegen. - Archiv: Für alles andere. Wenn du die oberen Ordner leerst, verschiebe die Dateien in das Archiv.
Noch eine zeitintensive Aktion. Ich muss gestehen, dass ich noch nicht alles geschafft habe. Fotos und Videos fehlen noch. Meine Musik-Dateien werde ich wohl weiterhin im iTunes-Ordner lassen.
Nicht suchen, finden!
Jetzt fragt ihr euch sicher, wie man durch diese drei bis vier Dateien-Haufen durchsteigen soll, oder? Das habe ich mich nämlich gefragt. Leo Babauta ist davon überzeugt, dass man alle Dateien auf dem Mac wunderbar über Spotlight oder Quicksilver wiederfindet. Für den PC empfiehlt er Google Desktop. Spotlight funktioniert wirklich klasse. Um die Suche noch leichter zu machen, habe ich jeder Datei ein Präfix gegeben. Das geht superleicht mit der freien Mac-Software „Name Mangler“, die ich bei „OS X Freeware“ gefunden habe.
In the Zen To Done 60s
In den letzten zwei Monaten hat sich Vieles für mich zum Positiven verändert, auch, wenn ich an machen Tagen mal einen Durchhänger hatte und meine To-Do-Liste unberührt blieb. Pro Tag schaffe ich es allerdings mindestens einmal meine E-Mail-Posteingänge und meinen Papiereingangskorb komplett zu leeren. Meist morgens und nachmittags. Ich finde allein das ist ein riesen Fortschritt.
Freebies: Zwei Desktop-Wallpapers
Dreißig weitere Tage „Zen To Done“ sind geschafft! Zur Belohnung für euch und mich gibt es dieses Mal zwei minimalistische und elegante Orangetopic Wallpapers — gestaltet und illustriert von Janet aus Montreal/Kanada. Hier geht es zu ihrer schönen Website.
Download: orangetopic_wallpapers.zip
Wallpaper 1: Lizenz CC BY-NC-SA 3.0, Wallpaper 2: Lizenz CC BY-NC-ND 3.0
Vorschau
In den nächsten dreißig Tagen geht es um die dritte Gewohnheit „Planen“.
Über die Serie »Zen To Done« — der Praxistest
Das Produktivitätssystem „Zen To Done“ von Leo Babauta basiert auf zehn Gewohnheiten. Zum Aufbau jeder einzelnen Gewohnheit, so empfiehlt Babauta, sollte man sich circa dreißig Tage Zeit nehmen. Jede Woche berichte ich darüber, wie es mir gelingt, die Theorie in die Praxis umzusetzen.
Das Begleitbuch »Zen To Done«
Die Autoren des Blogs Imgriff haben das Buch „Zen To Done“ von Leo Babauta ins Deutsche übersetzt.
Hier geht’s zum E-Book »Zen To Done«
Leo Babautas Blog Zen Habits
Anmerkung zu „Ich habe es eine halbe Stunde lang getestet und festgestellt, dass man deutlich mehr Zeit braucht, um es zu kapieren. Solange ich die nicht habe, rufe ich meine Programme weiterhin über mein Doc auf.“: Ich habe mich mit der GTD-/ZTD-Thematik nun ca. 1 1/2 Jahre beschäftigt und finde die Artikel von dir sehr interessant. Ein Grund für mich etwas zurück zu geben: Lerne intensiv Quicksilver (o.ä.) zu nutzen — es zahlt sich x-fach aus. Und sei es nur, um Programme zu starten. Das Dock nutze ich ebenfalls nicht.
Hi Alex,
vielen Dank für deinen Kommentar. Du hast mich richtig motiviert, das Programm wirklich noch mal in Ruhe auszuprobieren. Ich werde in einer der nächsten Folgen darauf zurückkommen, wie es mir damit ergangen ist.
[Oberstes Prinzip: „Richte dir vier Ordner in deinem Dokumenten-Ordner ein, mehr nicht.“]
Ok, mein Kommentar kommt was spät, aber: Das liest sich ja toll, aber wie sieht es dann z. B. im »Archiv«-Ordner aus? Ist da nicht die ganze alte Ordnerstruktur wieder da?
Ich befürchte, dass dann alles wie bisher bleibt + 3 neue Ordner
Hallo luix,
vielen Dank für dein Feedback.
Bevor ich mit Zen To Done begann, gab es auf meinem Rechner zwar eine Ordnerstruktur, aber irgendwie keine wirklich Verbindliche. Ich hatte Ordner auf dem Desktop, Ordner und Unterordner im Dokumenten-Ordner, Ordner im „Bilder-Ordner“ und und und .….
Wie ist es denn bei dir?
Das Prinzip „Richte dir vier Ordner in deinem Dokumenten-Ordner ein, mehr nicht“ macht für mich aus folgenden Gründen Sinn:
Es ist gut, eine überschaubare Menge an Ordnern vor sich zuhaben (Den Ordner „Lesen“ verwende ich nicht.)
Da ich meine Dateien immer so benenne, dass ich sie allein über die Suche wiederfinden kann, ist es auch gar kein Problem, dass der Ordner „Archiv“ besonders voll ist. Darin landen ja nur Dateien, die ich durchgearbeitet habe, sodass ich sogar ein gutes Gefühl habe, wenn eine Datei ins Archiv wandert.
Mithilfe dieser Ordnerstruktur ist es für mich außerdem möglich, den ZTD-Gewohnheiten „Sammeln“ und „Durcharbeiten“ optimal nachzugehen. Wie man sammelt und durcharbeitet, kannst du in den Kapiteln 4 und 5 im E-Book von Imgriff noch einmal nachlesen.
Ich hoffe, dass ich deine Frage beantworten konnte.
Viele Grüße
Svenja
Hallo Svenja.
Danke für deine schnelle Antwort. Wie es bei mir aussieht? Ähnlich:
Ich habe auf dem Desktop die Ordner »In« (= »Download«), »Out«, »Aktuell«, »Dropbox«, »Archiv«.
In den »In«-Ordner kommt alles rein, was ich über E-Mail, Download etc. neu auf den Rechner bekomme. Einmal wöchentlich (bei Bedarf auch öfter), tagge ich die Files, bei denen das Sinn macht und verteile die Daten, bis der Ordner leer ist.
Im »Out«-Ordner liegen die Dateien, die wegsortiert werden müssen. Entweder auf den Server, in eine meiner DevonThink-Datenbanken oder auf eine Archiv-Festplatte. Das mache ich gerne am Wochenende oder abends, wenn der Server nicht anderweitig belastet wird.
In »Aktuell« liegen die Jobs, an denen ich gerade arbeite und die sofort nach Abschluss wieder auf den Server und von meiner Platte runter kommen.
Und in »Archiv« lagert das Material, das ich auf dem Rechner behalten möchte, weil ich es entweder öfter brauche oder weil es Langzeitprojekte sind, an denen ich immer mal wieder arbeite. Auch »echte« Archive lagern hier: mein Fotoarchiv, DevonThink-Archive etc. »Der Archiv-ordner enthält praktisch all das, was sich auf anderen Rechnern auch so ansammelt. Das Ganze ist bei mir von daher auch kein wirklich struktureller Gewinn, sondern eigentlich »eine ganz normale Festplattenstruktur + darüber noch eine Hierarchie-Ebene«.
Da ich mich allerdings dazu zwinge, regelmäßig aufzuräumen und Daten, die ich nicht mehr brauche, auszulagern, ist diese Struktur sehr sinnvoll für mich.
Da ich auch viel zu Hause arbeite, habe ich mir einen »Dropbox«-Account angelegt und das entsprechende Verzeichnis ebenfalls vom Desktop aus zugänglich gemacht– Die Dropbox enthält sowohl Aktuelles als auch Archiv-Daten und ist damit ohnehin nicht sinnvoll einzuordnen.
Früher war ich mal ein absoluter Fan vom »Tagging«. Da hatte ich nur zwei Ordner: einen für ungetaggte Dateien und einen für getaggte. Mittlerweile bin ich davon wieder ab :-)
Hi luix,
vielen Dank für deinen ausführlichen Erfahrungsbericht.
Deine Idee, die wenigen Ordner einfach auf dem Desktop abzulegen, find ich super. So hast du sicher einen guten Überblick.
Du schriebst, dass auch dein Fotoarchiv im Ordner „Archiv“ liegt. Nutzt du zusätzlich ein Programm wie etwa Picasa, mit dem du deine Fotos organisierst?
Hallo Svenja.
[Nutzt du zusätzlich ein Programm wie etwa Picasa, mit dem du deine Fotos organisierst?]
Ich habe ein paar Bilddatenbanken (offline) ausprobiert und bin zum Schluss bei Lightroom hängen geblieben, weil ich da die Bilder gleich ganz gut bearbeiten kann.
Aber letztlich bin ich es doch gewohnt, Bilder in Photoshop zu bearbeiten, das geht auch allemal schneller. Und da ich es gerne einfach habe, sortiere und verschlagworte ich jetzt meine Bilder wieder mit Adobe Bridge.
Picasa habe ich mir angesehen, aber noch nicht ernsthaft verwendet. Auch iPhoto verwende ich eigentlich nicht wirklich, obwohl es auf meinem Rechner liegt.
Beste Grüße
luix